Як навчитися організованості

Нездатність організувати свої справи та правильно розподілити життєві сили й потенціал продуктивності часто стає основною причиною недосяжності цілей і неефективного, порожнього проведення часу. При видимій високій зайнятості кожного робочого дня рідко вдається наприкінці, підводячи підсумки, із задоволенням визнати його ефективне та продуктивне завершення. Чому ж так відбувається? Невже подібне розчарування має переслідувати нас у всіх справах протягом життя?

Отримувати максимум від кожного дня, і навіть години, цілком реально і не надто складно, основними ж ворогами продуктивності часто є нерозуміння цінності того, що забирає наш час, невміння планувати, особливо довгостроково, а також оманлива багатозадачність, що виснажує сили, не приносячи належного результату.

Займаючись саморозвитком, неодмінно приділіть час своїй організованості, тренуйте мозок у напрямку раціонального мислення, яке допоможе уникнути втрати дорогоцінного часу на порожню зайнятість, що не приносить цінності у ваше життя.

Правильна оцінка часу

«Любиш життя? Тоді не гай часу, адже час — це тканина, з якої складається життя.»

Бенджамін Франклін

Люди дуже по-різному ставляться до часу, і далеко не кожен приділяє йому належну увагу та розуміє його справжню цінність. Це той ресурс, який може дозволити реалізувати найпосередніший потенціал, і навпаки, без нього навіть абсолютний потенціал не вдасться втілити.

Найдорожчий ресурс

Назвавши ще безліч важливих аспектів для ефективної праці в будь-якій сфері, ви матимете рацію, однак час — це конвертований ресурс, який ви зможете з успіхом витратити на поповнення інших, таких як здоров’я, розумові здібності, фінанси тощо.

Плануючи свої можливості перед початком нового проєкту, важливо добре проаналізувати, скільки часу на це піде, чи встигнете ви довести справу до бажаного результату і що станеться за непередбачених обставин.

Час — міра цінності будь-якої справи

Можливо, багато хто не погодиться, що цінність своєї праці варто вимірювати часом, витраченим на його здійснення. Однак ми говоримо про особисту цінність будь-якого заходу саме для вас. Ви витрачаєте на нього своє життя, точніше, певний його шматок, і усвідомлення цього допоможе зіставляти актуальність того чи іншого заняття. Ви побачите альтернативи, куди ще можна витратити таку ж кількість свого життя і чи потрібно вам це насправді.

Існує навіть подібна методика оцінки реальної цінності речей, коли для визначення ціни передбачуваної покупки ви враховуєте не грошовий еквівалент ціни, а необхідну кількість вашого часу, який ви витратите на заробляння цієї суми. Це іноді допомагає зрозуміти необхідність речі: чи готові ви, скажімо, віддати тиждень свого часу за новий смартфон? А може, для когось це місяць?

Користь планування завтрашнього дня

Спостереження показали, що користь як довгострокового, так і поточного планування незаперечна, і вона конвертується у десятикратну економію часу під час виконання цієї справи. Тобто математика проста: ви витрачаєте ввечері 15 хвилин на плани наступного дня, а потім за рахунок ефективності економите 150 хвилин робочого часу, просто дотримуючись грамотно складеного плану.

Поточні плани

Найпростіший спосіб познайомитися з цілеспрямованим упорядкованим плануванням свого часу. Найчастіше це паперова версія щоденника або додаток на смартфоні. План може мати вигляд як точного розкладу, так і списку To Do, у якому чітко розставлені пріоритети та послідовність виконання завдань.

При видимій простоті такий підхід матиме ефективність лише тоді, коли поточні плани випливатимуть із більш глобальних цілей, вимірюваних і відчутних, чітко спланованих за часом.

Довгострокові цілі

Найчастіше довгострокові цілі охоплюють від року до кількох років. Вони повинні мати чітко позначений бажаний результат і дедлайн. Усі поточні цілі логічно ведуть до виконання довгострокових, якщо ж це не так, замисліться: навіщо ви це робите?

Такі великі цілі також не є самостійними, вони не виникають із нічого, але є складовими глобальних проєктів вашого життя, які неодмінно потрібно позначити.

Глобальні проєкти

За часом займають тривалий період, часто позначаються певними психологічними рамками віку чи обставинами в житті. Наприклад, побудувати свій дім до 40 років, поїхати у навколосвітню подорож із виходом на пенсію, відкрити власний бізнес до народження дитини.

Такі цілі дуже важливі як для аналізу, так і для мотивації в повсякденній праці, вони допоможуть сконцентруватися на результаті у важкі періоди та дадуть відповіді на такі прості запитання, як «навіщо я встаю щоранку?» або «який сенс у тому, що я в чомусь себе обмежую?»

Ці глобальні проєкти вашого життя близькі до того, щоб відображати всю вашу сутність, оскільки вони базуються безпосередньо на ваших цінностях і переконаннях.

Цінності всього життя

Хочете ви того чи ні, але ваші цінності керують вами, навіть якщо ви в це не вірите і не усвідомлюєте цього. Фраза «Гроші правлять світом» справедлива лише для тих, хто обрав гроші своєю цінністю в житті, однак безліч успішних людей, які змінили свій спосіб життя на більш аскетичний, спростовують це твердження і пропонують свої цінності замість матеріальних.

Так чи інакше, кожна людина або свідомо обере свої життєві цінності, або прийме нав’язувані навколишнім світом. Вони й будуть основним рушієм усіх справ, а також мірилом того, що можливо і прийнятно для конкретної людини, а що ні.

Практика продуктивного планування

Відомі та успішні люди на початку свого шляху шукали пояснені та логічні способи ефективного використання часу, таким чином, існують певні закони, підтверджені практикою самих дослідників і їхніх послідовників, які допомагають краще розібратися в сортуванні своїх завдань на день або більш тривалий період.

Закон Парето

Цей принцип давно у всіх на слуху, однак не всі розуміють, як ним користуватися на практиці. Без рішучих рішень він не принесе вам жодної користі.

Він стверджує, що лише 20% докладених зусиль мають ефект і приносять 80% корисного результату, а вся інша робота (80%) принесе лише 20% результату.

Як ним користуватися? Дуже просто: припиніть шукати ще зайві години в добі, щоб устигнути більше, адже ви просто витрачаєте багато часу марно. Сконцентруйтеся на виконанні лише найважливішого, а для цього не потрібно багато часу. Ретельно оцінюйте те, що збираєтеся робити, можливо, без цього легко обійтися або просто потрібно навчитися делегувати рутинні справи?

Закон Паркінсона

Суть його проста і зрозуміла, і своїми словами його можна сформулювати так: не відводьте на конкретну роботу невизначеної кількості часу, інакше ця робота забере весь ваш час. Потрібно орієнтуватися в оптимальній і розумній кількості часу на ту чи іншу справу і планувати цю межу, не перевищуючи ліміт. Лише так можна прожити день ефективно.

Схема Феррісса

Ще одна різновидність готових схем плану на кожен день. Як і всі вони, цей принцип спрямований на максимальну зосередженість на виконуваному завданні і не допускає жодної багатозадачності.

Феррісс запропонував планувати на день одну важливу справу, три середні за важливістю і п’ять коротких простих завдань. Таким чином, ієрархія та важливість проєктів чітко розмежовані, а людина не губиться у виборі, з чого почати. Спочатку виконує важливе, потім менш важливе і завершує найменш цінними справами.

Одна нудна справа на сніданок

Можливо, ви помітили, як іноді ціла купа нудних справ залишається в списках невиконаних завдань, і до них додаються все нові. Мотивації виконувати такі завдання зовсім немає, а їхня зростаюча кількість відбиває будь-який ентузіазм.

Чудовим рішенням стане планувати по одній такій справі на самому початку робочого дня. По-перше, на початку дня продуктивність найвища і достатньо внутрішніх сил змусити себе робити щось нудне. По-друге, зменшуваний список таких справ почне додавати мотивації в майбутньому.

Грамотно розділяти важкі завдання

Навіть найскладніше і нецікаве завдання можна завершити легко, якщо поділити на логічні блоки і встановити часові рамки на кожен із них. Крім того, добре їх чергувати з цікавішими заняттями і виділяти час на відпочинок.

Підсумки

Організована людина є такою, насамперед, завдяки розумінню цінності свого часу, це найсильніший мотиватор у плануванні. Складаючи списки справ, не забудьте добре поміркувати над глобальними очікуваннями від свого життя і виходити з власних цінностей. Коли ж ви визначилися з цілями та завданнями, не соромтеся скористатися досвідом по-справжньому ефективних людей, які знали толк у плануванні і охоче ним поділилися.